Feedback geven lastig? Hoeft helemaal niet!

Feedback geven voelt als lastig maar structuur helpt je.

Een open deur: Als mens vinden we het lastig om écht goed feedback te geven. Het voelt kwetsbaar, spannend of ongemakkelijk. Ook zijn we (onterecht) bang dat we de ander kunnen kwetsen. Toch is feedback onmisbaar voor zowel je eigen groei als die van anderen.

Het belang van feedback wordt echt onderschat! Daarom weer een keer dit thema voor een artikel met een concreet model. Werken met vaste stappen maakt feedback geven nl. niet alleen gemakkelijker, maar zorgt ook voor meer veiligheid, duidelijkheid en een positief effect op relaties en samenwerking.

Allereerst: Drie redenen waarom mensen niet graag feedback geven:

Angst voor gedoe of ruzie: Je bent bang dat jouw feedback leidt tot conflict of een gespannen sfeer in de relatie.
Onzekerheid over de juiste woorden: Zonder structuur twijfel je hoe je je boodschap respectvol en toch duidelijk kunt overbrengen.
Twijfel aan het effect: je bent bang dat jouw feedback toch niet serieus wordt genomen of dat het niets verandert en dat men je als ‘zeurpiet’ betitelt.

Praktijkvoorbeeld: feedback volgens vaste stappen

Zonder structuur geen feedback.

In een teamtraining vroegen we de deelnemers om elkaar feedback te geven. Zonder verdere handvatten te geven bleef het bij vage bewoordingen. Heel begrijpelijk overigens. Ook werd soms meteen de ‘aanval’ geopend door de beschuldigende vinger uit te steken: “Jij doet altijd…” . (Dit laatste noemen we overigens gewoon keiharde kritiek😊).

Hoe dan ook, de echte boodschap kwam onvoldoende over.

Met structuur wordt feedback concreet.

Na het aanreiken van de stappen uit het 4G model veranderde alles. Teamleden leerden om feedback op te bouwen uit vier delen:

Gedrag: Benoem feitelijk en concreet wat je zag of hoorde. (“Tijdens de meeting onderbrak je mij drie keer achter elkaar”).
Gevoel: Vertel welk gevoel dat bij je opriep. (“Dat voelde voor mij alsof mijn bijdrage onbelangrijk was”).
Gevolg: Geef aan wat het effect was op jou. (“Daardoor hield ik mij meer op de achtergrond, ik was uit het veld geslagen”).
Gewenst: Maak duidelijk wat je in de toekomst liever ziet gebeuren. (“Ik zou het fijn vinden als je me voortaan laat uitspreken voordat je reageert”).

Met wat oefenen en deze stappen werd de feedback ineens helder, opbouwend en minder persoonlijk. Het gesprek bleef open en veilig, zonder verwijten. Mooi om te ervaren!

Vijf voordelen van goed feedback geven

Meer duidelijkheid: Je boodschap komt helder en concreet over.
Minder ruis: Het gaat om het gedrag, niet om de persoon.
Veiligheid: Met een goed gegeven feedback voelt iedereen zich serieus genomen.
Snellere groei: Feedback wordt eerder geaccepteerd en opgepakt.
Betere relaties: Gesprekken blijven respectvol, zonder verwijten of aannames.

Vijf risico’s als je feedback niet geeft of te lang uitstelt:

Kleine irritaties worden grote problemen.
De ander weet niet wat er beter kan en blijft onbewust ineffectief gedrag herhalen.
Vertrouwen en openheid nemen af omdat zaken onbesproken blijven.
Het werkplezier daalt omdat frustraties zich opstapelen.
De samenwerking stokt omdat men elkaar uit de weg gaat.

Goede feedback: Structuur en ook regels.

Net als bij iedere vorm van communicatie zijn er ook bij het geven van feedback regels om te volgen. Enkelen hiervan:

Haal geen oude koeien uit de sloot.
Heb oog voor een juiste timing.
Beperk je in eerste instantie tot het belangrijkste.

Actie!

Feedback is een werkwoord. Je moet het gewoon doen! Wil je meer over feedback weten, vraag dan onze hand-out aan. Lees ook dit artikel nog eens. Wil je daarna dieper op de materie ingaan? Mogelijkheden genoeg!