Een team zonder gedoe, wie wil dat nu niet?

De vijf grootste frustraties in teams

Pando Grove
We kwamen onlangs een boeiend artikel tegen over Pando Grove in Utah, USA, ook wel bekend als ‘The trembling giant’. Pando Grove is een populierenbos met een omvang van ongeveer 43 hectare dat ongeveer 47.000 bomen telt.

‘Niets bijzonders’ zul je wellicht zeggen.

En dat zou kloppen, ware het niet dat al deze bomen groeien vanuit één en dezelfde wortel!
Deze wortel is gigantisch en weegt maar liefst zo’n 6000 ton! Pando Grove wordt daarom gezien als één boom, één organisme en is daardoor meteen het grootste (bekende) organisme ter wereld.
Een tweede bijzonder aspect van Pando Grove is dat dit organisme tevens het oudste organisme ter wereld is. De schattingen van de leeftijd ervan lopen uiteen van 80.000 jaar tot wel 1.000.000 jaar!

Wat heeft Pando Grove echter te maken met de thema’s Leiderschap en Teamontwikkeling waarover we normaal schrijven?
Voor ons: alles!

Verbondenheid in Teams
Net zoals alle bomen in Pando Grove met elkaar verbonden zijn in één wortel, zijn ook de mensen in teams verbonden. De ‘wortels’ waarmee zij verbonden zijn heten: Leiderschap, Vertrouwen en een duidelijk Doel voor ogen hebben (missie en visie). De kracht van een team is dan net zo sterk of net zo zwak als dat deze aspecten in een organisatie verankerd zijn.

Recent vroeg één van onze klanten om hen te adviseren hoe ze de problemen in twee van hun teams op zouden kunnen lossen en de miscommunicatie, het groeiend verzuim en de algehele ontevredenheid te keren. Waar denk je dat de kern van alle ‘gedoe’ lag? Je raadt het al: Leiderschap, Vertrouwen en een duidelijk (Team)Doel!

Een team kenmerkt zich door gemeenschappelijke doelen waarbij je van elkaar afhankelijk bent om deze te bereiken. Deze wederzijdse afhankelijkheid is erg groot maar wordt helaas maar al te vaak vergeten. Hoog tijd om daar dus in je team voldoende aandacht aan te besteden!

Gun jezelf een optimaal functionerend team! Doe de gratis teamscan:

Teamfrustraties
De Amerikaanse consultant Patrick Lencioni heeft de kern van samenwerken in teams vervat in de vijf belangrijkste frustraties waarmee teamleden kunnen worstelen en die het optimaal functioneren van een team stevig in de weg kunnen staan. De karakteristieken van deze vijf frustraties voor teams die hij heeft beschreven, zijn in het kort:

Frustratie 1. Gebrek aan vertrouwen
Teams verbergen hun zwakheden en fouten voor elkaar of hebben moeite met het aanbieden en ontvangen van verontschuldigingen. Ze geven elkaar onvoldoende feedback en aarzelen om elkaar hulp te bieden of te vragen. Er is onderling weinig interesse voor de privésituatie van andere teamleden of er wordt nauwelijks over gepraat.

Ontwikkeldoel: Vertrouwen creëren.

Creëer een team waarin men elkaar echt kent, vertrouwt en men zich zich kwetsbaar op durft te stellen, hulp te vragen of eerlijke feedback te geven en te ontvangen. Een eerste stap om dit te bereiken zou bijvoorbeeld kunnen zijn het uitspreken van de verwachtingen die je hebt ten aanzien van je teamleden.

Frustratie 2. Angst voor conflicten
Conflicten en confrontaties worden als onproductief gezien en gemeden; kritieke en controversiële onderwerpen komen niet op tafel. Teamleden trekken zich terug uit eventuele discussies en echte problemen worden zelden opgelost. Bij vergaderingen houdt iedereen zich ook min of meer op de vlakte.

Ontwikkeldoel: Ga openlijk de ‘strijd’ aan over ideeën en meningen.

Creëer een team dat moeilijke onderwerpen niet uit de weg gaat en ideeën durft uit te spreken en te gebruiken. Het team streeft naar het vinden van een oplossing. Hoe verhit de vergadering ook geweest mag zijn, het team gaat niet uiteen zonder zeker te stellen dat er geen emotionele ‘angels’ zijn blijven steken of schade is aangericht. Een prima eerste stap is hier het maken van een lijst van zaken die de samenwerking nú in de weg staan (de zgn. ‘shit- list’). Ga hierover de discussie met elkaar aan en los de punten op deze lijst op.

Frustratie 3. Gebrek aan betrokkenheid
Er is onduidelijkheid binnen het team over de richting en de prioriteiten ervan. Individuele teamleden brengen weinig ‘offers’ om met het team tot resultaten te komen. Door het team genomen beslissingen missen duidelijkheid en tijdigheid, teamleden stellen zich er te weinig achter op en individuele teamleden twijfelen over gemaakte keuzes. Er is te weinig eenheid in een team om een gezamenlijke weg te kiezen.

Ontwikkeldoel: Teamleden ondersteunen genomen besluiten en (actie)plannen.

Betrokkenheid behelst duidelijkheid en steun. Er is een eenheid in het team en men accepteert dat te lang zoeken naar consensus niet werkt; volledige overeenstemming is zelden mogelijk. Laat ieder zijn standpunt uitspreken en meewegen in de uiteindelijke besluitvorming. Zo ontstaat bereidheid om samen verder te gaan. Bij erg lastige thema’s waarin specifieke teamleden moeite hebben met een bepaalde oplossing, kan de vraag gesteld worden: “Wat heb je nodig om hierin wél met ons mee te kunnen gaan?”

De eerste stap hier echter is ervoor te zorgen dat voortaan elke gemaakte afspraak en elk gesteld doel SMART is. (Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Reëel en Tijdgebonden) . Hierna komt stap 4.

Frustratie 4. Vermijden van verantwoordelijkheid
De teamleden spreken elkaar te weinig aan op afgesproken doelstellingen en missen deadlines en/of belangrijke afspraken. Teamleden die onvoldoende presteren, worden niet aangesproken op hun gedrag. Het wederzijds respect is onder de maat. Gedrag van teamleden wordt onvoldoende ter discussie gesteld.

Ontwikkeldoel: Spreek elkaar aan op het nakomen van gemaakte afspraken!

Creëer een cultuur waarin regelmatig voortgangsbesprekingen worden gehouden en doelstellingen en (gedrags)afspraken worden vastgelegd. Geef teambeloningen in plaats van individuele beloningen. Bevorder het nemen van collectieve verantwoordelijkheid. Een actie om dit te bereiken ligt vooral in het publiek maken van de doelstellingen van het team. Deze doelstellingen komen tijdens elk teamoverleg weer aan bod. Het spreekt voor zich dat bij elk overleg ieder teamlid ook aanwezig is.

Frustratie 5. Te weinig aandacht voor resultaten
Wanneer deze frustratie speelt, concentreert het team zich te weinig op de gezamenlijke resultaten. Ook prestaties van individuele teamleden worden te weinig gewaardeerd en successen worden te weinig ‘gevierd’. Het team stagneert, het laat het zich makkelijk afleiden en het raakt prestatiegerichte medewerkers kwijt.

Ontwikkeldoel: Focus op het behalen van resultaten als TEAM!

Zorg ervoor dat het team zich focust op teamresultaten. Een team dat dit doet houdt ook prestatiegerichte werknemers vast en betrokken, minimaliseert individualistisch gedrag, geniet van successen en zorgt ervoor dat het niet wordt afgeleid. De onder punt 4 benoemde teamdoelstellingen zijn leidend en iedereen krijgt een rol in het realiseren ervan. Iedereen helpt elkaar als teamlid!

En nu: Jouw eigen team!