“Mijn naam is Haas”
Verandering
We zeggen wel eens dat verandering de enige constante is in ieder bedrijf. Stel dat er werkzaamheden moeten worden overgedragen naar een andere afdeling. Niet zo moeilijk zou je denken. Toch verloopt dat niet altijd even vlekkeloos, zoals twee afdelingen bij één van onze opdrachtgevers onlangs hebben ervaren. Het Key word: Leiderschap!
Ruim op tijd voor de overdracht van de werkzaamheden hadden de teamleiders van de twee afdelingen samen met hun managers een plan van aanpak gemaakt, waarin helder en duidelijk was afgesproken in welke stappen de overdracht van de werkzaamheden plaats zou vinden, gekoppeld aan duidelijke afspraken over het tijdspad.
De overdragende afdeling heeft die afspraken volgens plan uitgevoerd en stopte medio december met de werkzaamheden, die vervolgens per 1 januari door de afdeling van manager Haas overgenomen zouden worden. Niets aan de hand tot zover, zou je zeggen.
Oeps…
Medio januari komt een medewerker van de afdeling van manager Haas echter tot de ontdekking, dat er per 1 januari helemaal geen werkzaamheden zijn over genomen. Alles is blijven liggen, ligt er inmiddels al een maand, en de afdeling is wakker geschud doordat boze klanten contact gingen opnemen. En wat doe je dan?
Het grote zwijgen
De medewerker van “afdeling Haas” stuurt een verbolgen mail naar de teamleider van de overdragende afdeling, met een c.c. (zie ook ons artikel over de c.c. cultuur) aan de eigen manager Haas.” Hoe is het in hemelsnaam mogelijk dat jullie al medio december zijn gestopt met de werkzaamheden? Nu is er een grote achterstand ontstaan en de klanten zijn woedend”.
De teamleider van de overdragende afdeling krabt zich bij het lezen van de mail eens achter het oor en begrijpt er niets van. Uit de mail blijkt namelijk, dat de medewerker van afdeling Haas totaal niet op de hoogte is van de gemaakte werkafspraken omtrent de overdracht en het bijbehorende tijdspad. In de mailwisseling die daarop volgt wordt dit steeds duidelijker.
En manager Haas? Die leest mee in de hele mailvoering, maar zwijgt in alle toonaarden!
Desastreus
Dit is een pijnlijk voorbeeld van een manager die zijn plek niet inneemt. Om de een of andere reden is er iets fout gegaan bij het communiceren van de door manager Haas gemaakte werkafspraken en het tijdspad daarvan met zijn afdeling. Dat is misschien slordig, maar het kan gebeuren.
De vraag is hoe je vervolgens als manager of leidinggevende met de situatie omgaat. Dit is namelijk bij uitstek een kans om aan je medewerkers te laten zien wat daadwerkelijk leiderschap inhoudt.
Manager Haas zwijgt in alle toonaarden en hoopt of denkt misschien dat de storm wel zal overwaaien. Maar de gevolgen van die actie voor zijn leiderschap en afdeling zijn desastreus.
Neem je plek in!
Wanneer manager Haas zijn plek zou innemen, dan zou hij de verantwoordelijkheid hebben genomen voor de miscommunicatie. Hij zou toegegeven hebben dat hij een fout heeft gemaakt en met alle betrokkenen op zoek gaan naar een passende oplossing.
Nu gaat er veel tijd en energie verloren in het voeren van een discussie per mail (waarom pakken we overigens niet de telefoon??), ontstaat er grote irritatie tussen de medewerkers van de betrokken afdelingen en het ergste is nog dat manager Haas het slechte voorbeeld geeft aan zijn medewerkers! Ook zij zullen in de toekomst, geheel naar het “goede” voorbeeld van hun manager, geen verantwoordelijkheid nemen voor hun daden, maar blijven wijzen naar anderen.
Systemisch
Systemisch gezien zal de ruimte die ontstaat doordat manager Haas zijn plek als verantwoordelijke niet inneemt, ingenomen worden door een ander. De gevolgen daarvan zijn dat de balans op zijn afdeling of in de organisatie nog verder zoek raakt en dat er nog méér “gedoe” gaat ontstaan…
Emergency Coaching
Klanten en opdrachtgevers van W2 Insight kunnen in zo’n geval gebruik maken van onze 24/7 Emergency coaching. Dat haalt vaak snel de angel uit een situatie en geeft direct weer ‘lucht’.
Ook weten hoe je in aanmerking komt voor de Emergency Coaching van W2 Insight?
Neem dan contact met ons op!
